Sekretariat mempunyai tugas menyelenggarakan administrsi umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan. Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas;
Untuk melaksanakan tugasnya Sekretariat mempunyai fungsi :
a. Penyusunan program kerja dan kegiatan sekretariat dan mengkoordinasikan serta melaksanakan
penyusunan program kerja dan kegiatan tahunan dinas secara keseluruhan;
b. Penghimpunan data dan informasi dari unit kerja lainnya (bidang-bidang) dan pengkoordinasian
penyusunan laporan kinerja akuntabilitas pelaksanaan program kerja dan kegiatan secara menyeluruh, baik
laporan bulanan, triwulan maupun tahunan;
c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan dinas yang meliputi penerimaan pendapatan asli daerah
(PAD) dan realisasi pelaksanaan anggaran;
d. Pengevaluasian terhadap realisasi penerimaan pendapatan dan pelaksanaan anggaran serta
pengkordinasian dengan unit kerja terkait dalam rangka tercapainya rencana kerja yang telah ditetapkan;
e. Pengelolaan administrasi perkantoran secara umum yang meliputi penataan surat-surat dinas, kearsipan,
hukum dan perundang-undangan, pengelolaan barang-barang inventaris, pemeliharaan dan perawatan
gedung kantor serta perlengkapannya, dan melaksanakan fungsi kehumasan;
f. Pengelolaan administrasi kepegawaian, mengadakan pembinaan terhadap pegawai (personil dinas) dalam
rangka peningkatan disiplin dan etos kerja, serta menyusun rencana kebutuhan personil dan
penempatannya sesuai dengan bidang keahlian yang dimiliki, atas dasar perhitungan beban kerja yang
dilaksanakan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan tertib dan lancar;
g. Pendelegasian pelaksanaan tugas kepada bawahan dengan tetap melakukan bimbingan dan pengawasan
serta berpedoman pada rencana kerja dan prosedur kerja, agar pelayanan administrasi kantor
terselenggara dengan baik;
h. Penilaian hasil pekerjaan bawahan dengan membuat Sasaran Kerja Pegawai (SKP) secara objektif;
i. Pelaporan hasil kegiatan baik lisan maupun tertulis kepada Kepala Dinas, sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan, agar diperoleh masukan bagi Kepala Dinas dalam pengambilan keputusan;
j. Pelaksanaan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.
Sekretariat Membawahi :
- Subbagian Keuangan, Perencanaan dan Pelaporan
- Subbagian Umum dan Kepegawaian
- Subbagian Umum dan Kepegawaian
- Menyusun program kerja dan kegiatan tahunan subbagian umum dan kepegawaian sesuai dengan tupoksi dan kebijakan yang telah ditetapkan untuk pedoman melaksanakan tugas;
sistem kearsipan yang dinamis, serta menyelenggarakan administrasi kepegawaian ;
c. Melaksanakan tugas kehumasan, protokoler, hukum dan perundang-undangan serta menyiapkan
akomodasi tamu dan rapat-rapat dinas dengan menyiapkan perlengkapan rapat untuk kelancaran
pelaksanaan tugas;
d. Menyiapkan bahan-bahan untuk pembinaan kepegawaian, menyusun rencana peningkatan kualitas
SDM dengan melakukan inventarisasi kebutuhan diklat teknis fungsional dan membuat daftar urut
kepangkatan (DUK) secara berkala;
e. Mengelola urusan rumah tangga dinas yang meliputi penyusunan rencana kebutuhan barang unit,
pemeliharaan dan perawatan gedung kantor;
f. Melaksanakan inventaris barang dan pengelolaan barang inventaris kantor;
g. Mendistribusikan tugas pada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan beban kerjanya dalam
memperlancar pelaksanaan tugas.
h. Membimbing dan mengarahkan tugas bawahan dengan memberikan petunjuk lisan maupun tertulis
sesuai pedoman dan tata kerja untuk memperlancar pelaksanaan tugas ;
i. Menilai kinerja bawahan dengan mencatat hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan
agar diperoleh informasi hasil kerja dan prestasi kerja dengan membuat Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
j. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan untuk kelancaran tugas kedinasan.
- Subbagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan
Subbagian Keuangan, Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas menyusun rencana program anggaran, menyusun pengelolaan anggaran program , menyusun laporan pelaksanaan program kegiatan dinas. Rincian tugas Subbagian Keuangan, Perencanaan dan Pelaporan adalah sebagai berikut :
a. Membantu Sekretaris dalam menyusun perencanaan anggaran, rencana program kerja dan rencana
kegiatan dinas yang mengacu pada tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam rencana strategis
dinas;
b. Mengelola administrasi keuangan dan pelaksanaan anggaran dinas, baik yang bersifat penerimaan
maupun pengeluaran;
c. Mengadakan koreksi dan verivikasi terhadap kelengkapan SPP dan SPM berdasarkan ketentuan yang
berlaku agar terhindar dari ketidaksesuaian dengan Surat Penyediaan Dana (SPD);
d. Melakukan penelitian permintaan dan pengeluaran dana sesuai dengan pagu anggaran yang
ditetapkan Pemerintah Daeran pada tahun berjalan;
e. Melakukan pemantauan terhadap perkembangan keadaan kas baik penerimaan maupun pengeluaran
secara periodik untuk menghindari kebocoran penggunaan keuangan daerah;
f. Mempersiapkan dan menyusun hasil evaluasi pelaksanaan program kerja dan kegiatan tahunan
sebagai bahan pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan dan tolok ukur dalam menyusun program
kerja tahun berikutnya;
g. Melaksanakan penyusunan laporan akuntabilitas kinerja program kerja dan kegiatan baik laporan
bulanan, triwulan maupun tahunan, sesuai dengan pedoman penyusunan laporan yang telah
ditetapkan;
h. Menghimpun laporan-laporan dari seluruh unit kerja operasional yang ada dan melakukan analisis data
menjadi menjadi informasi;
i. Menyiapkan informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan program kerja dan kegiatan dinas yang
diperlukan atas dasar hasil cakupan pelayanan, untuk membantu kelancaran tugas-tugas kedinasan;
j. Mendistribusikan tugas pada bawahan, sesuai dengan bidang tugas dan beban kerjanya untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
k. Membimbing dan mengarahkan bawahan sesuai dengan pedoman kerja dan prosedur, agar tugas
terselenggara dengan baik;
l. Menilai hasil pelaksanaan pekerjaan bawahan dengan mencatat hal-hal yang berkaitan dengan
pelaksanaan pekerjaannya agar diperoleh informasi tentang hasil kerja dan prestasi kerjanya dengan
membuat Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
